生成AIで業務効率を改善する方法とは？活用アイデアやおすすめAIを紹介

生成AIは、業種・職種を問わず、さまざまな業務で活用が進められる最新技術の一つです。従来のAIと違い人間のような自然なアウトプットが実現可能なことから、文章作成や顧客対応など、あらゆるビジネスシーンで導入されています。

本記事では、生成AIの基本的な仕組みから、業務への活用メリット、具体的なユースケースについて解説します。業務効率を高めたい方、生成AIの導入を検討している方は、ぜひ参考にしてください。

生成AIとは

生成AIは、人間のように文章や画像、動画などのコンテンツを生成する人工知能です。従来のAIが分類や予測などの分析型タスクを得意としていたのに対し、生成AIは、人が考えたような創造的なアウトプットを得意としています。

数ある生成AIのなかでも注目を集めているのが、OpenAIのChatGPTや、GoogleのGeminiです。これらが普及したことで、生成AIのニーズは急速に高まりました。

生成AIは、膨大なデータを学習してパターンを理解し、そこから新しい情報を生成する仕組みを持っており、汎用性の高いAIツールとして多くの業種・職種で活用が進んでいます。業務の効率化だけでなく、アイデア創出や人材不足の補完など、企業活動に新たな可能性をもたらしています。

近年、生成AIの業務活用は事業規模を問わず進展しており、今後はスタンダードな業務プロセスとして定着することが予想されます。

また、以下記事ではAIの開発手法や、AIを活用したシステム開発事例を紹介しています。あわせてご覧ください。

→ AI開発の主な手法とは？開発に必要な言語やAIを活用したシステム開発の事例も紹介 – トッパジャパン株式会社

生成AIを業務に活用すべき理由

生成AIは単なる新技術ではなく、ビジネス競争力を高めるための不可欠なツールとして注目されています。特に業務の効率化や人手不足の解消、アイデア創出といった多方面での価値が認識され始めており、多くの企業が積極的に導入を進めています。

生成AIを業務に活用すべき理由の一つが、業務の生産性を飛躍的に向上できる点です。たとえば、1時間かけて作成していた議事録や報告書が、生成AIを使えば数分で自動生成できます。

生成AIを活用することで、担当者はより創造的な業務や判断が求められる業務にリソースを振り分けることができるのです。

また、生成AIは人材のスキルや経験に依存しすぎないアウトプットを提供するため、属人化の回避や業務標準化にも効果的です。とくに中小企業やスタートアップにとっては、大企業に比肩するレベルの生産性やアウトプットを実現できるレバレッジツールとして期待できます。

さらに、近年のリモートワークやDXの加速により、業務のデジタル化・自動化の重要性はこれまで以上に高まっています。生成AIはその文脈においても、既存の業務プロセスを見直すきっかけとして有効です。

以上のように、生成AIの活用は「一部の先進企業だけが取り組むもの」ではなく、すべての企業・組織が今後直面する変革の一環として、今まさに取り組むべきテーマといえるでしょう。

また、以下記事ではAI開発で利用可能な補助金や申請のポイントについて紹介しています。あわせてご覧ください。

→ AI開発で活用できる補助金4選｜申請のコツと最新制度の探し方を解説 – トッパジャパン株式会社

生成AIの業務における活用アイデア

生成AIは、多くの業務プロセスに応用できる汎用性の高いツールです。ここでは、職種や部門を問わず取り入れやすい具体的な活用アイデアを紹介します。

ドキュメント作成の自動化

議事録や報告書、企画書などの定型的な文章作成業務は、生成AIの得意分野です。音声認識と組み合わせれば、会議音声からリアルタイムで議事録を生成することも可能です。

マーケティング施策のサポート

キャッチコピーの提案やLP・広告文の生成、SNS投稿文の作成、SEO記事の下書きなど、マーケティングの創作系業務での活用も広がっています。複数案をスピーディーに出せるため、企画段階でのブレストにも効果的です。

顧客対応の自動化・効率化

チャットボットやFAQの自動応答などに生成AIを組み込むことで、カスタマーサポートの一次対応を自動化できます。過去の問い合わせデータと組み合わせれば、より的確な応答が可能になります。

プログラミング支援

コードの自動生成やエラーチェック、API仕様に基づいたドキュメント作成など、エンジニア業務の効率化にも有効です。GitHub Copilotのような生成AIツールを活用したり、ChatGPTのCode Interpreter機能を利用することで、生産性向上が期待されます。

データ整理・分析補助

表形式データの要約やグラフの生成、プレゼン資料用の解説文作成など、データを読み解く作業の自動化にも役立ちます。専門知識がなくても、生成AIの補助により洞察を得やすくなります。

社内コミュニケーションの円滑化

社内メールの下書きや通知文の作成、議題の要約など、社内コミュニケーションにかかる手間の削減にも活用可能です。言葉選びのトーン調整や敬語変換といった細かい配慮にも対応できます。

また、以下記事ではAI導入に強い開発会社やAIの導入事例について紹介しています。あわせてご覧ください。

→ AIシステム開発に強い会社5選！生成AIと従来のAIの違いや費用・導入事例も解説 – トッパジャパン株式会社

業務に活用できる生成AI

生成AIは多様なツールやサービスとして提供されており、用途や業務内容に応じて使い分けることが重要です。ここでは、実務で役立つ代表的な生成AIツールを6つご紹介します。

ChatGPT

画像出典：ChatGPT

ChatGPTは、Open AIが提供する大規模言語モデルに基づく生成AIです。汎用性が高く、日本語の識別力も高いため、ビジネスシーンに限らず、多くの人に利用されています。

ChatGPTの業務における活用例としては、文章の作成や要約・翻訳、表の作成や、商談用トークスクリプト作成、コードの生成・修正などが挙げられます。業種を問わず、さまざまなシーンで活用できるのも特徴の一つです。

ChatGPTは無料で利用することも可能なので、まずはお試しで使用したい方にもおすすめです。導入しやすく、さまざまな業務で活用できる生成AIをお探しの場合は、ChatGPTの活用を検討してみてはいかがでしょうか？

また、以下記事では生成AIのChatGPTを活用した業務効率化アイデアとプロンプトを紹介しています。あわせてご覧ください。

→ ChatGPTによる業務効率化のアイデアとプロンプト集！セキュリティ対策も解説 – トッパジャパン株式会社

Claude

画像出典：Claude

ClaudeはAnthropic社が開発した生成AIです。長文プロンプトの処理に強く、日本語の生成にも優れています。

業務におけるClaudeの活用例としては、フローチャートやLPの作成、SEO記事の土台作りなどが挙げられます。Claudeは指示を図解に落とし込む性能が高いため、表やグラフ、視覚的にわかりやすい資料の作成などの業務で活躍するでしょう。

開発会社が独自のAI安全性基準（ASL）を設けているため、導入・活用において安全性が高い点も魅力の一つです。

Notion AI

画像出典：Notion AI

Notion AIは、Notionというワークスペースツールに搭載されたAIアシスタント機能です。Notion上でシームレスに活用でき、要約・翻訳・文章校正・データベース作成など幅広い機能を備えています。

要約・翻訳をはじめとした文章の作成・修正が得意なAIなので、業務では会議メモの整理や提案書作成、社内ナレッジの検索などに役立ちます。

特に、多くの情報を扱うビジネスパーソンや、文章作成業務の多い方におすすめです。Notionと連携することで、業務効率化と情報整理の両立が可能になります。

Midjourney

画像出典：Midjourney

Midjourneyは、高品質な画像を生成するAIツールです。英語でプロンプトを入力すると、AIがその内容に基づいた画像を生成します。

特に、アート性の高いイラストやコンセプトアートに強く、イラストや写真風など多様なスタイルの画像を作成できます。業務上では、広告や企画資料、デザイン案の量産などで活用可能です。

Discordというチャットアプリ上で利用されていましたが、現在はブラウザ版も提供されています。

Canva（Canva AI機能）

画像出典：Canva

Canvaの「Canva AI」は、テキストで指示を出すだけで画像や動画を生成できるAI機能です。「夕日を背にした未来的なオフィス」「レトロな広告ポスター風」などのプロンプトを入力すると、その内容に基づくビジュアルが生成されます。

ビジネスシーンにおいては、資料のビジュアル強化やクリエイティブ・アイデア出し支援など、デザイン関連の業務で活用可能です。デザイン初心者でも扱いやすく、非デザイナーのアイデア出しや社内共有にも最適です。

GitHub Copilot

画像出典：GitHub Copilot

GitHub Copilotは、AIが開発者の入力を基に、リアルタイムでコードを提案するAIコーディングアシスタント機能です。コメントや既存のコードから、次に来るコードの補完や新しいコードブロック全体を生成します。

PythonやJavaScript、Ruby、C#など多様なプログラミング言語に対応しており、近年注目度が高まっているGoもサポート可能です。

GitHub Copilotは、独立したソフトウェアやWebアプリとして提供されるサービスではなく、対応コードエディタに専用のプラグインをインストールすることで使えるようになります。エンジニアの業務効率向上に有効なAIツールです。

業務効率改善に生成AIを活用するときの注意点

生成AIは業務効率を大きく改善する可能性を秘めていますが、導入・活用にはいくつかの注意点も存在します。効果的に活用するためには、リスクや課題を正しく理解し、適切な対策を講じることが不可欠です。

ここでは、生成AIを業務で活用する際の注意点を紹介します。

1. 情報漏洩リスクへの配慮が必要

生成AIに業務データを入力する際、社外秘の情報や顧客データがAIの学習に使われるリスクがあります。クラウド型の生成AIはデータが外部サーバーを通じて処理されるため、情報漏洩のリスクを常に意識することが重要です。

• AIに入力してはいけない情報のガイドラインを社内で明確に定める
• 機密性の高い業務では、クラウド型ではなくオンプレミス型や企業専用の生成AIを利用する
• 導入前にツールの利用規約やセキュリティポリシーを確認し、社内の情報システム部門と連携する

上記のような運用ルールの整備が有効です。

また、以下記事ではAI開発の費用相場やコストを抑えるコツについて紹介しています。あわせてご覧ください。

→ AI開発の費用相場を解説！費用を抑えるコツやおすすめの開発企業も紹介 – トッパジャパン株式会社

2. 不正確な情報を出力するリスクがある

生成AIは自然な文章を出力できますが、誤った情報や事実に基づかない内容をもっともらしく提示することがあるため注意が必要です。特に顧客向けの提案や社内稟議資料などにそのまま使用すると、信用を損ねる恐れがあります。

このリスクを防ぐために、以下の対策を実施しましょう。

• AIの出力を「たたき台」として利用し、人間が必ずファクトチェック・リライトを行う
• 情報の正確性が問われる業務では、専門知識を持つ担当者によるレビュー体制を設ける

生成AIを活用するときも、最終的に人が確認するフローを組み込みましょう。

3. 業務プロセスとの整合性を確認する

生成AIを活用しても、既存の業務プロセスにうまく組み込めなければ、逆に手間が増えるケースもあります。特定の人だけが使いこなせる状況では、属人化が進み、かえって非効率になることもあります。

生成AIを効率的に活用するために、以下の対策を実施しましょう。

• 一部業務で試験導入を行い、具体的な効果や現場の課題を検証する
• 使い方のマニュアルや社内共有資料を整備し、全社員が活用できる体制を構築する
• 導入後も業務改善の視点で定期的にフローを見直し、必要に応じてツールやプロンプトを最適化する

生成AIは無理なく業務に組み込むことが重要です。

4. 法的・倫理的な問題への対策が不可欠

生成AIで作成したコンテンツには、著作権侵害や差別的・不適切な表現が含まれる可能性もあります。また、生成された文章や画像の権利関係が曖昧なケースも多く、トラブルの原因になることがあります。

これらのリスクを防ぐには、以下のような対策が不可欠です。

• 社内で著作権・肖像権に関するガイドラインを作成し、コンテンツ使用時の注意点を共有する
• 広告文や社外公開資料などは、必ず複数人でチェックする仕組みを設ける
• 生成AIの成果物の商用利用可否や再利用のルールを理解したうえで運用する

生成AIを業務に活用する際は、事前に関連する法令を十分に確認しましょう。

また、以下記事ではAI開発に強い企業を26社厳選しています。あわせてご覧ください。

→ AI開発に強いおすすめの企業26選！依頼前のチェックポイントや相場費用も解説 – トッパジャパン株式会社

まとめ

生成AIは、文章や画像の自動生成にとどまらず、あらゆる業務の効率化・高度化を実現するテクノロジーとして注目を集めています。ChatGPTやClaudeをはじめとするツールは、今や特定の業界や職種に限らず、マーケティング・カスタマーサポート・開発・事務処理など幅広い業務領域で実用化が進んでいます。

ただし、情報漏洩や著作権リスクなど、活用における注意点も存在するため、適切なガイドラインと運用体制を整えることが欠かせません。

今後、生成AIのビジネス活用はますます一般化し、業務の一部として自然に組み込まれるでしょう。早い段階で生成AIを理解し活用することが、これからの企業競争力に直結します。

業務における生成AIの活用や開発は、実績豊富なトッパジャパンにぜひご相談ください。

この記事の著者

トッパジャパン

ベトナムの優秀な開発チームによるオフショア開発サービスを提供している開発会社。国内基準のコミュニケーション・品質・対応を重視し、幅広いスキルを持つエンジニアが高品質で安心な開発を実現。柔軟性とコストパフォーマンスを両立したサービスで、お客様のニーズにお応えしています。

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