システム開発を外部に依頼したいと考えたとき、「何から準備すればいいのか」「どの会社に依頼すべきなのか」と悩む方は少なくありません。システム開発は決して安い投資ではなく、事前準備や進め方を誤ると、追加費用や納期遅延、完成後の認識違いといったトラブルにつながる可能性があります。
そこで本記事では、システム開発を依頼する前に知っておくべきポイントから、依頼の具体的な流れ、システム開発会社の選び方までを体系的に解説します。初めてシステム開発を依頼する方でも失敗しにくくなるよう、実務目線でわかりやすくまとめているので、ぜひ参考にしてください。
システム開発を依頼する前に知っておくべきポイント
システム開発を外部に依頼する際は、事前準備の質がプロジェクト全体の成否を左右します。準備が不十分なまま依頼してしまうと、想定外の追加費用や納期遅延などのトラブルにつながりやすくなるのです。
ここでは、システム開発を依頼する前に必ず押さえておきたい4つのポイントを解説します。
1. 開発目的と課題を明確にする
最も重要なのは、「なぜシステム開発を行うのか」という開発目的と、解決したい課題を明確にすることです。現場の不便さを漠然と改善したい、業務を効率化したいといった曖昧な状態では、適切な提案や見積もりを受けることができません。
- 手作業が多く業務に時間がかかっている
- 情報が属人化しており引き継ぎが難しい
- ミスや入力漏れが頻発している
このように、現状の課題を具体的に言語化することが重要です。その上で、「業務時間を〇％削減したい」「ミスを減らしたい」など、開発後に達成したいゴールを設定しておくと、システム開発会社との認識のズレを防ぎやすくなります。
2. 必要な機能と不要な機能を整理する
次に、システムに求める機能を整理します。この際、絶対に必要な機能と、あれば理想的な機能を分けて考えることが重要です。
すべての要望を盛り込もうとすると、開発費用が膨らんだり、開発期間が長期化する原因になります。初めてシステム開発を依頼する場合は、まずは最低限の機能に絞り、運用しながら改善していく考え方が有効です。
また、将来的に拡張したい機能がある場合は、その前提もあらかじめ共有しておくことで、拡張しやすい設計を提案してもらいやすくなります。
3. 予算とスケジュールの目安を決めておく
システム開発を依頼する際は、あらかじめ予算とスケジュールの目安を決めておくことが重要です。予算が未定のまま相談すると、開発会社側も適切な提案ができず、結果的に認識のズレが生じやすくなります。
抽象度の高い数字でも問題ないため、予算の上限や優先順位は事前に整理しておきましょう。
また、納期についても「いつまでに必要なのか」「多少の調整は可能か」といった条件を明確にしておくことで、現実的なスケジュールを組みやすくなります。
以下の記事ではシステム開発が安い会社について解説しています。あらかじめ予算の目安を決める際にも参考になるはずです。ぜひ、あわせてご覧ください。
→ システム開発が安い会社4選！費用相場や開発費用を安く済ませるポイントも紹介 – トッパジャパン株式会社
4. 社内の意思決定フローを整理しておく
システム開発では、仕様確認や修正対応が開発途中で発生するケースも珍しくありません。そのため、誰が最終的な意思決定を行うのか、どのような流れで承認するのかを事前に整理しておくことが重要です。
社内での確認や承認に時間がかかると、開発スケジュール全体に影響が出てしまいます。
- 担当窓口
- 仕様変更時の承認フロー
- 追加要望が出た場合の判断基準
上記の項目をあらかじめ決めておくことで、開発会社とのやり取りもスムーズになり、開発スケジュールへの影響を最小限に抑えることができます。
システム開発の依頼の流れ
システム開発をスムーズに進めるためには、依頼から運用開始までの流れをあらかじめ把握しておくことが重要です。各工程で何を行うのかを理解しておくことで、開発会社との認識のズレを防ぎ、無駄なトラブルを避けやすくなります。
ここでは、システム開発を依頼する際の一般的な流れを解説します。
1. 要件整理・提案依頼書の作成
まずは、開発目的や課題、必要な機能などを整理し、提案依頼書を作成します。提案依頼書の作成は必須ではありませんが、依頼内容を文章にすることで、システム開発会社からより精度の高い提案や見積もりを受けることができます。
提案依頼書には、以下のような内容を盛り込むのが一般的です。
- システム開発の目的・背景
- 解決したい課題
- 必要な機能の概要
- 予算・希望納期
- 想定する運用体制
口頭だけで説明してしまうと認識のズレが生じやすいため、簡易的な内容でも構わないので文書化しておくことが重要です。
2. システム開発会社への問い合わせ・見積もり依頼
要件が整理できたら、システム開発会社へ問い合わせを行い、見積もりを依頼します。この際、1社だけでなく複数社に相談することで、提案内容や費用感を比較しやすくなります。
問い合わせ時には、提案依頼書や要件を整理した資料を共有し、同じ条件で見積もりを依頼することがポイントです。条件が異なると、金額や提案内容の比較が難しくなります。
金額の比較検討には、システム開発の費用相場について解説した以下の記事もぜひ参考にしてください。
→ システム開発の費用相場は？コスト内訳や費用を安く抑えるコツも解説 – トッパジャパン株式会社
3. 提案内容・見積もりの比較検討
見積もりや提案が出そろったら、内容を比較・検討します。
単純に金額だけを見るのではなく、以下の点を総合的に確認することが重要です。
- 課題に対する提案内容の妥当性
- 要件の理解度や提案の具体性
- 開発体制や担当者のスキル
- スケジュールの妥当性
極端に安い見積もりの場合、要件が十分に反映されていなかったり、後から追加費用が発生したりするケースもあるため注意が必要です。
また、以下の記事ではシステム開発の見積もりについて解説しています。あわせてご覧ください。
→ システム開発の見積もりの見方を解説！見積書の項目や見積もり手法・算出方法も紹介 – トッパジャパン株式会社
4. 契約締結・開発スタート
依頼するシステム開発会社が決まったら、契約を締結し、開発がスタートします。契約時には、業務範囲や納期、費用、仕様変更や追加開発が発生した場合の対応などを必ず確認しておきましょう。
また、開発がスタートした後は定期的な進捗共有や打ち合わせを行い、認識のズレがないかを確認することが重要です。早い段階で修正点を共有することで、大きな手戻りを防ぐことができます。
5. テスト・納品・運用開始
開発が完了したら、テストを行い、問題がないことを確認したうえで納品となります。テストでは、実際の業務フローに沿って操作し、不具合や使いにくい点がないかをチェックします。
納品後はシステムを運用しながら、必要に応じて改善や追加開発を行っていきます。そのため、運用開始後のサポート体制や保守内容についても、事前に確認しておくことが大切です。
依頼するシステム開発会社を選ぶときのポイント
システム開発を成功させるためには、依頼内容だけでなく、どのシステム開発会社に依頼するかが非常に重要です。同じ要件であっても、開発会社によって提案内容や進め方、完成後の満足度は大きく異なります。
ここでは、システム開発会社を選ぶ際に必ず確認しておきたい3つのポイントを解説します。
1. 開発実績・得意分野を確認する
まず確認すべきなのは、そのシステム開発会社の開発実績や得意分野です。システム開発と一口に言っても、業務システム・Webシステム・アプリ開発など分野はさまざまであり、会社ごとに強みが異なります。
自社が依頼したいシステムと近い業種・規模の開発実績があるかを確認することで、要件理解の精度や提案力を判断しやすくなります。また、実績を確認する際は、単に開発件数を見るだけでなく、どのような課題をどのように解決したのかといった視点で見ることが重要です。
2. コミュニケーションの取りやすさを確認する
システム開発では、開発期間中に何度もやり取りが発生します。そのため、担当者とのコミュニケーションの取りやすさは、開発会社選定において非常に重要なポイントです。
- 質問に対して丁寧に回答してくれるか
- 専門用語を多用せず、わかりやすく説明してくれるか
- 課題に対して能動的な提案があるか
問い合わせや打ち合わせの段階で、上記のポイントを満たしているか確認しておくとよいでしょう。コミュニケーションが円滑であれば、認識のズレや手戻りが起こりにくくなり、結果として開発全体がスムーズに進みやすくなります。
3. 保守・運用サポートの有無を確認する
システムは、開発して終わりではありません。運用開始後には、不具合対応や機能改善、環境変化への対応などが発生するため、保守・運用サポートの有無を事前に確認しておくことが重要です。
- 納品後のサポート内容
- 保守契約の有無や費用
- トラブル発生時の対応スピード
上記のポイントを確認しておけば、万が一の際にも安心です。長期的に安心して運用できる体制が整っているかどうかは、システム開発会社を選ぶうえでの大きな判断材料になります。
まとめ
システム開発を成功させるためには、依頼前の準備と進め方、そしてシステム開発会社の選定が非常に重要です。
開発目的や課題を明確にし、必要な機能や予算、社内の意思決定フローを整理しておくことで、開発会社とのトラブルや認識のズレを防ぎやすくなります。
また、依頼の流れを理解したうえで複数社の提案を比較し、自社に合ったシステム開発会社を選ぶことが、満足度の高いシステム開発につながります。
特に、開発実績やコミュニケーションの取りやすさ、保守・運用サポートの有無は、長期的な運用を見据えた重要な判断ポイントです。
ぜひ、今回の内容を参考にしつつ、システム開発の依頼を進めてみてください。
システム開発を検討している方は、実績豊富で高品質・高コスパなトッパジャパンがおすすめです。ぜひお気軽にご相談ください。
この記事の著者
- 教育系・製造業のシステム開発・AI開発に強い開発会社「トッパジャパン」の代表取締役社長。現場密着のサポート体制や、豊富な実績・経験からをもとにした幅広い対応力、国内外で実績を積んだ優秀なメンバーによる高いコストパフォーマンスで、お客様のニーズにお応えしています。
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