業務の効率化や生産性向上を目的として、多くの企業で導入が進んでいるのが業務システムです。販売管理や会計、人事など、企業活動の中核を担う業務をシステム化することで、業務負荷の軽減やミスの削減、迅速な意思決定を実現できます。
一方で、「業務システムとは具体的に何を指すのか」「どのような種類があり、どんな開発手法が適しているのか」「開発を成功させるには何に注意すべきか」といった疑問を持つ方も多いのではないでしょうか。
本記事では、業務システムの基礎知識から、代表的なシステムの種類、開発手法、成功のポイントまでを体系的に解説します。業務システム開発を検討している方は、ぜひ参考にしてください。
業務システムとは
業務システムとは、企業が日常的に行う業務を効率化・自動化するために導入される情報システムの総称です。販売管理や会計・在庫管理など、企業活動を支えるさまざまな業務に活用されており、多くの企業で欠かせない存在となっています。
従来は紙やExcelで管理されていた業務も、業務システムを導入することで、効率化とヒューマンエラーの防止を実現できるようになりました。
近年では、柔軟にカスタマイズできる業務システムも登場しており、自社の業務に最適化されたシステム開発が重要視されています。
まずは、業務システムの基礎をおさらいしていきましょう。業務システムの開発を検討している場合は、ぜひ参考にしてください。
業務システムが企業で必要とされる理由
業務システムが企業で必要とされる最大の理由は、業務効率化と生産性の向上です。手作業や属人的な業務が多いと、作業ミスや対応の遅れが発生しやすく、結果としてコスト増加や顧客満足度の低下につながる恐れがあります。
業務システムを導入することで、以下のような効果が期待できます。
- ・業務フローの自動化による作業時間の削減
- ・データの一元管理による情報共有の円滑化
- ・業務状況の可視化による迅速な意思決定
- ・法令対応や内部統制の強化
また、人手不足が深刻化する中で、限られたリソースを有効活用するためにも、業務のシステム化は重要な施策です。企業の成長や競争力強化を支える基盤として、業務システムはますます重要性を増しています。
情報系システムとの違い
業務システムと混同されやすいものに情報系システムがありますが、両者には明確な役割の違いがあります。
業務システムは、日々の業務を正確かつ効率的に処理することを目的としています。たとえば、受注処理や請求書発行、勤怠管理など、業務そのものを支える仕組みです。
一方、情報系システムは、コミュニケーションツールや分析ツールなど、直接利益を生む取引（売上や会計）以外の、社内活動を支えるシステムの総称です。
コミュニケーションツールの具体例としては、スケジュール管理ツールやメールなどが挙げられます。分析ツールとしては、蓄積されたデータを分析・活用し、経営判断や戦略立案に役立てることを目的としたBIツールやデータ分析基盤などが代表例です。
両者は役割こそ異なりますが、連携させることでより高い効果を発揮します。業務システムで正確なデータを蓄積し、情報システムで分析・活用することが、企業のDX推進において重要なポイントです。
基幹システムと周辺システムの分類
業務システムは、その重要度や役割によって基幹システムと周辺システムに分類されます。
基幹システムとは、企業活動の根幹を支えるシステムです。停止すると業務全体に大きな影響を及ぼします。
代表的なものとしては、販売管理システム・会計システム・人事給与システムなどが挙げられます。高い信頼性やセキュリティ、安定稼働が求められるのが特徴です。
一方、周辺システムは、基幹システムを補完する役割を持つシステムです。ワークフローシステムや顧客管理、帳票出力システムなどが該当します。基幹システムと連携することで、業務の利便性や効率をさらに高めます。
業務システム開発においては、どの業務を基幹として扱い、どこを周辺システムとして構築するのかを明確にすることが重要です。適切な役割分担と連携設計を行うことで、拡張性や保守性に優れた業務システムを実現できます。
開発ニーズが高い業務システムの種類
一口に業務システムと言っても、その機能や活用方法はさまざまです。ここでは、企業活動を支える代表的な業務システムについて、それぞれの特徴と開発ニーズを解説します。
基幹系システム
基幹系システムとは、企業活動の中核となる業務を支えるシステムを指します。日々の業務だけでなく、経営判断や組織運営にも直結するため、高い正確性・安定性・継続性が求められるのが特徴です。
業務システム開発においては、既存業務の流れや社内ルールを深く理解したうえで、将来的な事業拡大や業務変更にも柔軟に対応できる設計が重要になります。まずは、基幹系システムに分類される業務システムの種類を紹介します。
1. 販売管理
販売管理システムとは、見積・受注・売上・請求といった販売プロセスを一元管理するシステムです。取引情報を正確に管理することで、売上状況の把握や請求業務の効率化、ミスの削減につながります。
業務システム開発では、業種特有の取引形態や価格体系に対応できるカスタマイズ性が重要であり、既存の会計システムや在庫管理システムとの連携も考慮した設計が求められます。
2. 在庫管理
在庫管理システムとは、商品の入出庫状況や在庫数量をリアルタイムで把握するためのシステムです。在庫の過不足を防ぐことで、保管コストの削減や機会損失の防止につながります。
業務システム開発においては、倉庫・店舗・拠点ごとの在庫管理や、販売管理・生産管理とのデータ連携が重要なポイントとなります。
3. 生産管理
生産管理システムは、製造業において生産計画・工程管理・進捗管理などを統合的に管理するシステムです。生産効率の向上や納期遵守、品質管理の強化を目的として導入されるケースが多いです。
業務システム開発では、現場の運用に合わせた柔軟な設計が不可欠であり、実際の作業フローを反映したシステム構築が成功の鍵となります。
4. 会計・人事・給与
会計・人事・給与システムは、企業の経営基盤を支える重要な基幹システムです。法令対応や正確なデータ管理が求められるため、信頼性の高いシステム設計が欠かせません。
業務システム開発では、既存のパッケージシステムと連携しながら、自社独自のルールや運用に合わせたカスタマイズを行うケースも多く見られます。
業務支援・周辺システム
業務支援・周辺システムとは、基幹系システムを補完し、日常業務の効率化や情報共有を支援する役割を担うものです。基幹系システムと連携させることで、業務全体の生産性向上が期待できます。
月に、業務支援・周辺システムの種類を紹介します。
1. ワークフローシステム
ワークフローシステムとは、申請・承認といった社内手続きを電子化するシステムです。紙やメールによるやり取りを削減し、承認状況の可視化や業務スピードの向上に貢献します。
業務システム開発では、部署ごとの承認ルートや例外処理にも対応できる柔軟な設計が求められます。
2. 顧客管理（CRM）システム
顧客管理（CRM）システムは、顧客情報や商談履歴、問い合わせ内容などを一元管理するシステムです。営業活動の効率化や顧客満足度の向上を目的として導入されます。
自社の営業プロセスに最適化したCRMを構築することで、現場で使いやすいシステムを実現できます。
3. 受発注管理システム
受発注管理システムは、取引先との受注・発注情報を管理するシステムです。受発注管理システムの導入により、手作業による入力ミスや確認作業を減らし、業務の正確性とスピードを向上させます。
販売管理や在庫管理と連携することで、業務全体を効率的に管理できる点も大きなメリットです。
4. レポートシステム
レポートシステムとは、蓄積された業務データを分析・可視化するためのシステムです。経営判断や業務改善に必要な情報を、分かりやすい形で提供します。
開発時には、必要な指標や分析軸を明確にしたうえで設計することで、実務に活用しやすいレポート環境を構築できます。
業務システム開発で採用される主な開発手法
業務システム開発では、システムの規模や業務の特性、要件の確定度合いに応じて、適切な開発手法を選択することが重要です。ここでは、業務システム開発で多く採用されている代表的な開発手法を紹介します。
ウォーターフォール開発
ウォーターフォール開発は、要件定義から設計・開発・テスト・リリースまでの工程を順番に進めていく、従来型の開発手法です。各工程を完了してから次の工程へ進むため、開発の流れが明確で、計画管理がしやすい点が特徴です。
業務システム開発では、業務フローや要件が比較的明確な場合や、大規模で複雑なシステムにおいて多く採用されています。特に、会計システムや基幹システムなど、高い安定性と品質が求められる業務システムに適しています。
一方で、開発途中で要件変更が発生した場合の影響が大きく、柔軟な仕様変更が難しい点はデメリットといえます。そのため、事前の要件定義をどこまで精度高く行えるかが、成功の鍵となります。
また、以下の記事ではシステム開発が安い会社について解説しています。あわせてご覧ください。
→ システム開発が安い会社4選！費用相場や開発費用を安く済ませるポイントも紹介 – トッパジャパン株式会社
アジャイル開発
アジャイル開発は、機能ごとに小さな単位で開発とテストを繰り返しながら、段階的にシステムを完成させていく手法です。短い開発サイクルを回しながら改善を重ねるため、変化に柔軟に対応できる点が大きな特徴です。
業務内容が流動的で、運用しながら要件を固めていきたい場合や、現場のフィードバックを重視したい業務システム開発に向いています。顧客管理システムや社内向けツールなど、改善を継続しながら成長させたいシステムでよく採用されます。
ただし、全体像が見えにくくなりやすいため、プロジェクト管理や関係者間のコミュニケーションが重要です。目的や優先順位を明確にしないまま進めると、方向性がぶれるリスクもあります。
また、以下の記事ではシステム開発の費用相場について解説しています。あわせてご覧ください。
→ システム開発の費用相場は？コスト内訳や費用を安く抑えるコツも解説 – トッパジャパン株式会社
ハイブリッド開発
ハイブリッド開発は、ウォーターフォール型とアジャイル開発の特徴を組み合わせた開発手法です。システム全体の設計や基盤部分はウォーターフォール型で進め、画面や機能追加など変更が想定される部分はアジャイルで開発するといった形で進められます。
業務システム開発では、基幹機能には安定性を、周辺機能には柔軟性を求められるケースが多く、このような要件に対応しやすいのがハイブリッド開発の強みです。特に、中〜大規模な業務システムや段階的な導入を行うプロジェクトで有効です。
適切に設計すれば、品質とスピードのバランスを取りながら開発を進めることができますが、両手法を理解した開発体制と明確な役割分担が不可欠となります。
以下の記事ではシステム開発を外注・内製するメリット・デメリットについて解説していますので、業務システム開発の外注を検討している方はあわせてご覧ください。
→ システム開発を外注・内製するメリット・デメリットを解説！判断基準や開発費用も紹介 – トッパジャパン株式会社
業務システム開発を成功させるポイント
業務システム開発は、単にシステムを作ることが目的ではなく、業務課題を解決し、企業価値を高めるための取り組みです。開発前の準備から運用を見据えた設計まで、いくつかの重要なポイントを押さえる必要があります。
ここでは、業務システム開発を成功させるポイントを紹介します。
1. 目的と要件のズレをなくす
業務システム開発で最も多い失敗要因が、目的と要件のズレです。システム導入の目的が曖昧なまま開発を進めてしまうと、完成後に「思っていた業務改善ができない」といった事態に陥りやすくなります。
まずは、「なぜ業務システムを開発するのか」「どの業務課題を解決したいのか」を明確にし、その目的に基づいて要件を整理することが重要です。現状業務の課題を洗い出し、業務フローのどこを、どのように改善したいのかを具体的に定義することで、開発会社との認識のズレを防ぐことができます。
2. 内部関係者の巻き込む
業務システムは、実際に現場で利用されてこそ価値を発揮します。そのため、企画担当者やIT部門だけでなく、現場の利用者や関係部署を早い段階から巻き込むことが重要です。
現場の意見を取り入れずに開発を進めると、使い勝手が悪く、定着しないシステムになってしまう恐れがあります。要件定義やテスト段階で現場のフィードバックを反映させることで、実務に即した業務システムを構築できるでしょう。
また、関係者を巻き込むことで、導入後の抵抗感を減らし、スムーズな運用・定着につなげる効果も期待できます。
3. 開発会社の技術力を見定める
業務システム開発の成否は、開発会社の技術力や経験に大きく左右されます。単に開発実績が多いだけでなく、業務理解力や提案力を備えているかを見極めることが重要です。
特に業務システムは、業界特有の業務フローやルールへの理解が欠かせません。過去に同様の業務システム開発実績があるか、要件に対して具体的な改善提案ができるかといった点を確認するとよいでしょう。
また、開発後の運用・保守まで見据えた体制が整っているかも、長期的な視点では重要な判断材料となります。
4. セキュリティ・ガバナンスを確保する
業務システムでは、顧客情報や財務データ、従業員の個人情報など、機密性の高い情報を扱うケースが多いです。そのため、セキュリティとガバナンスの確保は欠かせません。
アクセス権限の適切な管理、データの暗号化、操作ログの取得など、基本的なセキュリティ対策を設計段階から組み込む必要があります。また、法令遵守や社内ルールへの対応も考慮したシステム設計が求められます。
特にオフショア開発を活用する場合には、情報管理体制やセキュリティポリシーがしっかりと整備されている開発会社を選ぶことが重要です。
まとめ
業務システムは、企業の業務効率や生産性を大きく左右する重要な基盤です。販売管理や会計、人事、顧客管理、生産管理など、業務内容に応じたシステムを適切に導入・開発することで、業務の可視化や標準化を実現できます。
自社の業務特性に合った開発手法を選択し、技術力やセキュリティ体制を備えた開発会社を見極めることが重要です。
業務システムは「作って終わり」ではなく、運用・改善を通じて企業成長を支え続ける存在です。自社に最適な業務システム開発を実現するためにも、長期的な視点で計画を立て、信頼できるパートナーとともに進めていきましょう。
業務システムの開発は実績豊富なトッパジャパンに、ぜひご相談ください。
この記事の著者
- 教育系・製造業のシステム開発・AI開発に強い開発会社「トッパジャパン」の代表取締役社長。現場密着のサポート体制や、豊富な実績・経験からをもとにした幅広い対応力、国内外で実績を積んだ優秀なメンバーによる高いコストパフォーマンスで、お客様のニーズにお応えしています。
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